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Come organizzare il trasloco di un ufficio

Come organizzare il trasloco di un ufficio

Traslocare è sempre un evento stressante in qualsiasi situazione ci troviamo ad affrontare l’impegno.

A maggior ragione quando si tratta del trasloco di un ufficio. Se infatti il trasloco della propria abitazione, per quanto difficoltoso e fonte di ansia possa essere, è più semplice da gestire ed organizzare, quello di un locale commerciale risulta essere molto impegnativo dal punto di vista organizzativo. Si porta dietro inoltre una gran quantità di responsabilità e accorgimenti necessari a non creare confusione fra i vari documenti e archivi presenti.

Ecco perché è fondamentale sapere da dove cominciare e seguire un programma di lavoro preciso per evitare perdite di documenti importanti. Segui la nostra guida per ottenere i consigli più efficaci ed organizzare al meglio il trasloco del tuo ufficio.

In questi casi affidarsi a persone competenti è fondamentale per garantire la buona riuscita del processo.

Con più di 15 anni di esperienza, possiamo offrirti un servizio professionale di assistenza al tuo trasloco. Tu non dovrai pensare a niente, concentrati sulla gestione dei tuoi impegni lavorativi, che sappiamo benissimo essere moltissimi durante la fase di trasferimento di una sede commerciale, al resto pensiamo noi.

Il trasloco dell’ufficio: come prepararsi

Tieni innanzitutto presente che un buon trasloco richiede tempo.

Prima di passare all’azione è necessario pianificare con attenzione tutti i passaggi, per evitare di ritrovarsi nella confusione in seguito.

Per questo ti consigliamo di iniziare con questi punti preliminari:

  • scrivi una lista di cose da fare, pensando bene ad ogni particolare, per avere sempre sottomano la situazione ed assicurarti di non dimenticare niente;
  • affida ad ogni dipendente un proprio incarico; per esempio ognuno potrebbe pensare alla propria postazione, sia per quanto riguarda le cose personali presenti in ufficio, che i documenti a cui sta lavorando;
  • organizza bene la nuova sede, per avere la certezza di non essere a corto di spazio o di mobilia. Una volta portati tutti gli scatoloni potrai riordinarne velocemente il contenuto ed essere così in grado di riprendere il lavoro senza interruzioni.

Quest’ultimo è un punto fondamentale. Il rischio maggiore quando ci troviamo ad affrontare il trasferimento di una sede commerciale, è proprio di andare incontro a ritardi nel lavoro. È difficile far fronte a tutti gli impegni e rispettare le scadenze, e in contemporanea pensare ad imballare e catalogare tutti i documenti presenti.

L’importanza della collaborazione del personale

Per evitare disguidi è indispensabile, per questo, che tutti i collaboratori si impegnino per tempo nell’organizzazione del trasloco.

Se ti è possibile delega i lavori più semplici agli altri, in modo da avere il tempo di controllare il procedere dell’opera.

Chiedi ad ogni dipendente di creare un inventario, sia degli oggetti e strumenti che utilizza, sia delle cartelle e dei documenti a cui sta lavorando. Sarà così possibile sapere per tempo quali sono le cose più urgenti ed assicurarsi che non finiscano dimenticate sul fondo di uno scatolone.

Questo è il momento ideale per compiere un’azione molto importante: buttare via le cose che non servono più e rinnovare quelle obsolete.

Solo al momento del trasloco dell’ufficio ci accorgiamo di quanto materiale inutile e ormai inutilizzabile sia rimasto archiviato negli scaffali nel corso del tempo. Per alleggerire il carico di cose da spostare e trasferire nella nuova sede, liberati di tutto ciò, riordina i cassetti e non temere di buttare quello che non serve.

Se proprio ci sono cose di cui non sei sicuro, puoi archiviarle in alcuni scatoloni, ben segnalati, e lasciarle depositate da parte: non ti daranno fastidio durante la fase di riorganizzazione della nuova sede ma all’occorrenza saprai dove andare a prenderle.

Sarà molto più facile così mettere in ordine il nuovo ufficio.

Lo stesso vale per l’attrezzatura da lavoro. Vecchi apparecchi in disuso, fotocopiatrici malfunzionanti, oggetti di cancelleria rovinati e consumati: è tempo di cambiare.

Pensa a quello di cui avrai bisogno nella nuova sede, e preparati affinché tutto sia pronto per il vostro arrivo.

La nuova sede: come trasformarla in un ufficio efficiente

Sono molte le cose da valutare nel nuovo locale.

Primo su tutti, lo spazio. Il nuovo ufficio è più grande di quello vecchio? Come gestire gli spazi per rendere da subito il lavoro ottimale?

Queste sono le prime domande da porsi mettendo piede nel locale designato.

Il trasloco di un ufficio, infatti, non riguarda solo il trasferimento degli oggetti da un luogo all’altro. È un processo complesso, che richiede un buon impegno mentale.

La tua nuova sede dovrà accogliere te e i tuoi collaboratori per anni, è indispensabile che tutto funzioni bene fin dall’inizio.

Prendi le misure, fai delle prove e magari degli schizzi, per capire dove posizionare i mobili, le scrivanie e le varie postazioni. Meglio riuscirai ad utilizzare gli spazi, meglio ti troverai a lavorare.

Un elemento da tenere in considerazione da subito è l’impianto elettrico: la distribuzione delle prese di corrente e dell’illuminazione può condizionarti durante la ricollocazione degli oggetti.

Crea una mappa con i punti luce presenti ed intervieni eventualmente se devi spostarne alcuni. Meglio un elettricista a lavoro prima di iniziare il trasloco, che operai presenti durante le frenetiche fasi del trasferimento.

Non puoi permetterti di arrivare al momento di ricollocare gli apparecchi elettrici ed accorgerti che non hai sufficienti prese.

Ecco perché l’aiuto di personale specializzato può risultare un valore inestimabile. I nostri tecnici hanno alla spalle una grande esperienza sul campo e sapranno darti tutte le indicazioni più utili per assisterti durante l’intero processo.

Ci siamo: inizia il trasloco dell’ufficio

Per effettuare un trasloco ottimale del tuo ufficio metti già in preventivo di lavorare nel fine settimana. Chiedi per tempo ai tuoi collaboratori la disponibilità di essere presenti durante il weekend prescelto, per evitare scontenti o discussioni.

Con un po’ di impegno da parte di tutti l’operazione sarà molto più semplice.

Vi ritroverete ad iniziare la settimana lavorativa nella nuova sede, riducendo al minimo i disservizi e i ritardi, senza interrompere il lavoro e soprattutto senza perdite di tempo.

Ricordati di avvisare preventivamente tutti i collaboratori esterni, i clienti e i fornitori del cambio di indirizzo e del giorno da cui sarete attivi nella nuova sede.

Scrivi delle liste di e-mail e numeri a cui inoltrare il messaggio e controlla di non dimenticare nessuno.

A questo punto puoi iniziare le operazioni di trasloco vere e proprie. Avrai bisogno di un gran numero di scatole e scatoloni, nastro adesivo e pennarelli.

Suddividi il materiale presente in categorie e dividilo nelle scatole contrassegnandole in maniera riconoscibile:

  • utilizza etichette di colore diverso per ogni genere di elementi, come la cancelleria, i documenti personali, i libri etc.
  • scrivi su più lati dello scatolone cosa contiene;
  • allega un elenco del contenuto, in modo da ritrovare velocemente un determinato oggetto, senza frugare in ogni scatola.

La vecchia sede: cosa fare

Adesso che hai tutto pronto e i tuoi collaboratori stanno già mettendo in ordine il nuovo ufficio, non ti resta che chiudere quello vecchio.

Concediti del tempo per un ultimo controllo accurato. Anche in questo caso è utili scriversi una lista di cose da fare: la confusione e la stanchezza del trasloco del tuo ufficio potrebbero farti dimenticare qualcosa.

I punti principali da tenere presenti sono:

  • le scrivanie e i mobili sono stati completamente liberati?
  • controlla di staccare tutti gli interruttori ed eventualmente i contatori;
  • chiudi porte e finestre a chiave;
  • assicurati che non siano rimasti cavi o prese elettriche attaccati al muro e che tutto sia in ordine.

Fatto tutto potrai finalmente rilassarti nel tuo nuovo ufficio.

Non esitare a contattare i nostri tecnici per richiedere assistenza e preventivi gratuiti.